Wann darf der Arbeitgeber den Urlaub ablehnen?

Wer in Deutschland Urlaub beantragt, kann grundsätzlich erwarten, dass der Arbeitgeber den gewünschten Zeitraum berücksichtigt. Ablehnen darf der Arbeitgeber den Termin, wenn dringende betriebliche Belange entgegenstehen oder Urlaubswünsche anderer Beschäftigter aus sozialen Gründen Vorrang haben. Ob diese Gründe ausreichen, hängt vom Einzelfall ab.

Auch wenn der Arbeitgeber den gewünschten Zeitraum ablehnt, bleibt der Urlaubsanspruch bestehen. Beschäftigte dürfen den Urlaub aber erst antreten, wenn der Arbeitgeber ihn genehmigt hat. Wer eigenmächtig wegbleibt, riskiert arbeitsrechtliche Folgen.

Wann der Arbeitgeber Urlaub ablehnen darf

Nach § 7 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) muss der Arbeitgeber die Urlaubswünsche berücksichtigen. Er darf davon abweichen, wenn dringende betriebliche Belange oder sozial vorrangige Wünsche anderer Beschäftigter entgegenstehen. Das Gesetz führt nicht alle möglichen Gründe auf.

Die betrieblichen Gründe müssen den beantragten Zeitraum betreffen und schwer genug wiegen. Eine saisonale Arbeitsspitze oder eine schwer zu ersetzende Abwesenheit kann eine Rolle spielen. Entscheidend ist, welche konkreten Folgen die Abwesenheit hätte und ob sich diese auffangen lassen. Eine bloße Unbequemlichkeit reicht nicht automatisch.

Auch während einer Urlaubssperre darf der Arbeitgeber nicht automatisch jeden Antrag ablehnen. Sie muss die gesetzlichen Voraussetzungen einhalten. Gibt es einen Betriebsrat, hat dieser bei allgemeinen Urlaubsgrundsätzen und bei Urlaubsplänen mitzubestimmen. Das gilt auch für die Festlegung der Urlaubszeit, wenn sich Arbeitgeber und Beschäftigte nicht einigen und keine gesetzliche oder tarifliche Regelung vorgeht.

Wenn Beschäftigte denselben Urlaub beantragen

Beantragen mehrere Beschäftigte Urlaub für denselben Zeitraum, muss der Arbeitgeber ihre sozialen Umstände gegeneinander abwägen. Das Gesetz nennt keine feste Rangfolge. Deshalb entscheidet weder automatisch der zuerst gestellte Antrag noch eine einzelne persönliche Situation in jedem Fall über den Vorrang.

Der Arbeitgeber sollte erklären können, welche sozialen Umstände im konkreten Konflikt den Ausschlag geben. Beschäftigte können nachfragen, warum ein anderer Antrag Vorrang erhalten hat. Bei wiederkehrenden Konflikten oder einem Urlaubsplan kann der Betriebsrat prüfen, ob die betrieblichen Regeln und die Mitbestimmung eingehalten wurden.

Was Beschäftigte nach einer Urlaubsablehnung tun können

Wer eine Ablehnung erhält, sollte den Antrag und die Antwort schriftlich festhalten und nach dem konkreten Grund fragen. § 7 BUrlG schreibt nicht allgemein vor, dass der Arbeitgeber seine Begründung schriftlich geben muss. So lässt sich später besser nachvollziehen, worüber gestritten wurde und welche anderen Termine infrage kamen.

Ein Betriebsrat kann bei der Urlaubsplanung vermitteln und seine Mitbestimmungsrechte nutzen. Bleibt der Streit bestehen, lässt sich der Urlaubsanspruch vor dem Arbeitsgericht klären. Steht der Urlaub kurz bevor, können Beschäftigte unter Umständen beim Arbeitsgericht einen Eilantrag stellen und eine schnelle Entscheidung beantragen. Ob er möglich ist und Erfolg hat, hängt vom Einzelfall ab.

Bis zur Genehmigung sollten Beschäftigte nicht eigenmächtig in den Urlaub fahren. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass ein eigenmächtiger Urlaubsantritt grundsätzlich eine außerordentliche Kündigung rechtfertigen kann. Auch eine bereits gebuchte Reise ersetzt die Genehmigung nicht.

Wann Urlaub ins nächste Jahr übertragen wird

Urlaub soll grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Das Gesetz erlaubt eine Übertragung ins nächste Jahr nur unter bestimmten Voraussetzungen, etwa wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe verhindern, dass Beschäftigte den Urlaub nehmen. Beschäftigte müssen übertragenen Urlaub grundsätzlich in den ersten drei Monaten des Folgejahres nehmen.

Der Anspruch verfällt allerdings nicht stets automatisch zum Jahresende. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts muss der Arbeitgeber Beschäftigte unter bestimmten Voraussetzungen über den noch offenen Urlaub informieren und zur rechtzeitigen Inanspruchnahme auffordern. Unterlässt der Arbeitgeber diese Schritte, kann der Urlaub auch über das Jahresende hinaus bestehen bleiben. Auch eine Ablehnung aus einem gesetzlich nicht vorgesehenen Grund kann für die Frage des Verfalls relevant sein. Die Einzelheiten hängen vom jeweiligen Fall ab.

Welche Sonderregeln gelten

Der Arbeitgeber muss Urlaub grundsätzlich zusammenhängend gewähren. Wird er aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen geteilt und beträgt der Urlaubsanspruch mehr als zwölf Werktage, muss grundsätzlich ein Urlaubsteil mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfassen. Wenn Beschäftigte nach einer medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation direkt im Anschluss Urlaub verlangen, muss der Arbeitgeber ihn gewähren.

Zusätzlicher Urlaub aus einem Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag kann eigenen Regeln folgen. Ein Tarifvertrag kann in bestimmten Bereichen festlegen, dass sich der Zeitpunkt des Urlaubs nach den betrieblichen Abläufen richtet. Deshalb sollten bei Streit neben dem BUrlG auch der Arbeitsvertrag und ein anwendbarer Tarifvertrag geprüft werden. Kann eine beschäftigte Person wegen des Endes des Arbeitsverhältnisses offenen Urlaub nicht mehr nehmen, muss der Arbeitgeber ihn auszahlen.